Was kostet eine Web-App? Realistische Preise von Prototyp bis SaaS

Die kurze Antwort mit echten Zahlen

Weil kaum jemand konkrete Preise nennt, mache ich es einfach – das sind die Spannen, mit denen ich als Entwickler kalkuliere:

Warum die Spannen so groß sind und wo dein Projekt landet – das schauen wir uns jetzt im Detail an.

Was den Preis wirklich treibt

1. Rollen und Berechtigungen

Eine App, in der alle Nutzer dasselbe dürfen, ist deutlich einfacher als eine mit Admins, Team-Leitern, externen Gästen und feingranularen Rechten. Jede Rolle multipliziert die Testfälle – und damit den Aufwand.

2. Integrationen

Jedes externe System (Zahlungsanbieter, CRM, Kalender, Buchhaltung) bringt eigene API-Eigenheiten, Fehlerfälle und Wartungsbedarf mit. Eine Integration ist schnell gebaut – fünf robuste Integrationen sind ein eigenes Teilprojekt.

3. Der Umfang des „fertig"

Ein Feature „funktioniert" schnell. Aber: Was passiert bei fehlerhaften Eingaben? Auf dem Handy? Bei 10.000 Datensätzen? Wenn zwei Nutzer gleichzeitig speichern? Der Weg von „funktioniert bei der Demo" zu „funktioniert im Alltag" macht oft die Hälfte des Aufwands aus.

4. Design-Anspruch

Ein sauberes, funktionales UI auf Basis eines Komponenten-Systems ist im Preis enthalten. Ein pixelgenaues Custom-Design mit Animationen und eigener Designsprache ist ein eigenes Budget.

5. Datenmigration

Kommt die App auf die grüne Wiese – oder müssen Bestandsdaten aus Excel, Altsystemen oder CSV-Exporten übernommen und bereinigt werden? Migration wird notorisch unterschätzt.

Die drei Projekttypen im Detail

Prototyp (900 € – 2.500 €): Die Idee testen

Ein Klick-Dummy mit echten Screens und Flows, aber ohne komplettes Backend. Sinnvoll, wenn du eine Idee mit Nutzern oder Investoren validieren willst, bevor du in die echte Entwicklung gehst. Ehrliche Warnung: Ein Prototyp ist Wegwerf-Arbeit – sein Wert liegt im Lernen, nicht im Code.

MVP (3.500 € – 9.000 €): Das erste echte Produkt

Kernfeatures, Login, Datenmodell, produktives Deployment. Das ist der Sweet Spot für die meisten Startups und internen Tools: ein Produkt, das echte Nutzer echt benutzen – gebaut auf einer Basis, die erweiterbar bleibt. Was ein gutes MVP ausmacht, habe ich auf meiner Seite zur MVP-Entwicklung beschrieben.

SaaS / komplexes Produkt (9.000 € – 25.000 €+): Skalierbar und abrechenbar

Hier kommen die Bausteine dazu, die aus einer App ein Geschäft machen: Multi-Tenancy (saubere Datentrennung zwischen Kunden), Abo-Billing, Onboarding, Admin-Bereich, öffentliche API. Details dazu auf der Seite SaaS-Entwicklung.

Die laufenden Kosten nicht vergessen

Nach dem Launch fallen an:

• Hosting & Infrastruktur: für typische MVPs oft nur 10–50 € pro Monat, bei wachsender Last mehr
• Wartung: Updates, Sicherheits-Patches, kleinere Fixes – als Retainer oder nach Aufwand
• Weiterentwicklung: das eigentliche Budget nach dem Launch, denn ein gutes Produkt ist nie „fertig"
• Externe Services: Zahlungsanbieter-Gebühren, E-Mail-Versand, ggf. KI-Modellkosten

Faustregel: Plane fürs erste Jahr nach Launch etwa 20–40 % der Entwicklungskosten für Weiterentwicklung und Betrieb ein.

Woran Budgets wirklich scheitern

Aus meiner Erfahrung sind es fast nie die Stundensätze – es sind diese Muster:

1. Scope Creep: „Wo wir schon dabei sind, kann die App auch noch…" – der Hauptgrund für gesprengte Budgets. Gegenmittel: klarer MVP-Scope mit Festpreis und eine bewusste Später-Liste.
2. Alles gleichzeitig wollen: Web-App + native Apps + Admin + API im ersten Wurf. Fast immer reicht eine gute Web-App zum Start.
3. Das billigste Angebot: Eine App für 1.500 €, die nach drei Monaten neu gebaut werden muss, ist die teuerste Option von allen.
4. Kein Puffer für das Unbekannte: 10–20 % Reserve gehören in jede seriöse Planung.

Agentur, Freelancer oder Baukasten?

Die Preisspannen oben gelten für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Freelancer. Bei Agenturen kannst du für vergleichbare Projekte grob mit dem 2- bis 3-fachen rechnen (Overhead, Projektmanagement, Marge). No-Code-Baukästen sind günstiger im Einstieg, stoßen aber bei Rollen, Integrationen und Performance schnell an Grenzen – und die Abo-Kosten laufen ewig. Den ausführlichen Vergleich findest du im Beitrag Web-App: Agentur oder Freelancer?

Fazit: Klarheit vor dem ersten Euro

Eine Web-App ist eine Investition mit großer Preisspanne – aber die Spanne ist erklärbar: Rollen, Integrationen, Qualitätsanspruch und Scope-Disziplin bestimmen, wo dein Projekt landet. Mit einem sauberen Scoping bekommst du einen Festpreis statt einer bösen Überraschung.

Genau damit starte ich jedes Projekt: Als Freelancer für Web-App-Entwicklung in Berlin bekommst du im kostenlosen Erstgespräch eine ehrliche Einschätzung, was dein Vorhaben kostet – und was du weglassen kannst, ohne dass es jemandem fehlt. Melde dich gerne.